Privacy
Privacyverklaring
Wat V2O met uw persoonsgegevens doet wanneer u contact opneemt, een offerte aanvraagt of klant wordt.
Kort samengevat
De volledige tekst hieronder is de juridische versie. Dit is wat er in de praktijk gebeurt:
- Vult u een formulier in, dan gebruiken we die gegevens om uw vraag te behandelen en u te contacteren. Meer niet.
- Uw aanvraag komt in ons interne opvolgsysteem en wordt door een medewerker behandeld.
- We verkopen uw gegevens niet en sturen geen nieuwsbrief zonder dat u daarom vraagt.
- Analytische en marketingcookies staan uit tot u ze zelf aanzet.
- U mag altijd opvragen welke gegevens we van u hebben, ze laten verbeteren of laten wissen.
Deze samenvatting is er om het snel te begrijpen. Alleen de volledige tekst hieronder is bindend.
01Algemeen
Deze privacyverklaring geldt voor de publieke website van V2O en voor contacten die via deze website of via e-mail ontstaan. Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee iemand direct of indirect kan worden geïdentificeerd: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsgegevens of online identificatoren.
V2O verwerkt persoonsgegevens zorgvuldig, vertrouwelijk en volgens de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).
02Wie is verantwoordelijk
ARC-V BV, ondernemingsnummer BE 0743.563.396, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website en bij rechtstreeks contact worden verwerkt. ARC-V BV bepaalt waarvoor en op welke manier die gegevens gebruikt worden.
V2O is de naam waaronder de schoonmaak- en facilitydiensten worden aangeboden. V2O BV, met zetel te Haasdonk, is in oprichting en heeft nog geen ondernemingsnummer. Zodra die vennootschap is opgericht, passen we deze verklaring aan en vermelden we hier wie vanaf dan verwerkingsverantwoordelijke is.
Vragen over privacy of over deze verklaring kunt u stellen via info@v2o.be.
03Welke gegevens we verwerken
Afhankelijk van uw contact met V2O kan dat gaan over:
- naam en voornaam;
- bedrijfs- of organisatienaam, functie en ondernemingsnummer;
- e-mailadres en telefoonnummer;
- adres- en locatiegegevens wanneer die nodig zijn voor een schoonmaakvraag;
- de inhoud van uw bericht, aanvraag of offerteverzoek;
- technische gegevens zoals IP-adres, browser en toesteltype, in het kader van beveiliging en — mits toestemming — websitestatistieken;
- gegevens die nodig zijn voor klantenadministratie, planning, uitvoering en facturatie wanneer u klant wordt.
04Wat er gebeurt met een formulier op deze site
Deze site heeft een kort contactformulier en een uitgebreid offerteformulier. Beide werken op dezelfde manier:
- uw invoer wordt op onze server gecontroleerd op volledigheid en op toegestane waarden;
- we gebruiken Cloudflare Turnstile om geautomatiseerde inzendingen tegen te houden. Daarbij worden uw IP-adres en beperkte technische gegevens verwerkt door Cloudflare als verwerker;
- uw aanvraag wordt opgeslagen in een afgeschermde wachtrij op onze server, die niet publiek bereikbaar is;
- een medewerker van V2O neemt de aanvraag over in ons interne opvolgsysteem en behandelt ze verder;
- de website bewaart uw aanvraag in onze private wachtrij en stuurt intern één notificatie naar V2O. Een antwoord aan u vertrekt pas door een medewerker vanaf info@v2o.be.
We vragen bewust niet meer dan nodig om uw vraag correct te kunnen inschatten. Velden die niet verplicht zijn, mag u leeg laten.
05Waarom we gegevens verwerken
- vragen en contactaanvragen beantwoorden;
- offertes opmaken en opvolgen;
- schoonmaak- en facilitydiensten plannen en uitvoeren;
- klantenadministratie, facturatie en boekhouding;
- kwaliteitsopvolging, klachtenbehandeling en interne organisatie;
- beveiliging en technisch beheer van website en systemen;
- websitegebruik analyseren en onze communicatie verbeteren, waar dat toestemming vereist alleen mét toestemming;
- marketingcommunicatie, uitsluitend wanneer daarvoor een geldige grondslag of toestemming bestaat.
06Op welke grondslag
- uw toestemming;
- de uitvoering van een overeenkomst of stappen die daaraan voorafgaan;
- een wettelijke verplichting, bijvoorbeeld boekhoudkundige bewaarplichten;
- een gerechtvaardigd belang, zoals beveiliging, klantenopvolging en het verbeteren van onze dienstverlening.
07Delen met derden
V2O verkoopt uw persoonsgegevens niet. We delen gegevens alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening of wanneer de wet dat oplegt. Concreet gaat het onder meer om hosting van deze website, spambescherming van de formulieren, IT-ondersteuning, boekhouding en, waar relevant, partners die betrokken zijn bij de uitvoering van een opdracht.
Verwerken externe partijen persoonsgegevens namens V2O, dan maken we afspraken over vertrouwelijkheid, beveiliging en verwerking volgens onze instructies.
08Beveiliging
V2O neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, misbruik of wijziging. Deze website werkt uitsluitend over een beveiligde verbinding, de formulieren zijn beschermd tegen misbruik, en opgeslagen aanvragen staan buiten het publiek bereikbare deel van de server. Toegang wordt beperkt tot medewerkers die de gegevens nodig hebben voor hun opdracht.
09Hoe lang we gegevens bewaren
Niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze verzameld zijn, tenzij een langere termijn wettelijk verplicht is of nodig om rechten te vrijwaren. Offerte-, klant- en boekhoudkundige gegevens hebben daardoor verschillende bewaartermijnen. Een aanvraag die niet tot een samenwerking leidt, bewaren we beperkt in de tijd.
10Uw rechten
U kunt, binnen de grenzen van de wet, vragen om:
- inzage in uw persoonsgegevens;
- correctie van onjuiste gegevens;
- verwijdering van gegevens;
- beperking van de verwerking;
- bezwaar tegen de verwerking;
- overdracht van uw gegevens;
- intrekking van uw toestemming voor toekomstige verwerkingen.
Stuur uw verzoek naar info@v2o.be. We kunnen vragen om uw identiteit te bevestigen voor we een verzoek behandelen. Bent u het oneens met de manier waarop wij uw gegevens verwerken, dan kunt u ook klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.
12Wijzigingen
V2O kan deze verklaring aanpassen wanneer de dienstverlening, de website of de wettelijke verplichtingen wijzigen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina, met de datum bovenaan.
13Contact
Vragen over privacy of gegevensbescherming bij V2O? Stuur een bericht naar info@v2o.be.